ADMINISTRACIÓN DE LA MÚSICA

Parte 1
La Producción Ejecutiva

PRINCIPALES AGENTES
El Productor
Coordinador de producción
Gerente de producción
Productor ejecutivo

PRODUCTOR
Es responsable del financiamiento del espectáculo. Selecciona el repertorio, nombra al director, gestiona el foro y participa en las decisiones fundamentales del proyecto.

COORDINADOR DE PRODUCCIÓN
Es el que diseña el proceso de producción del proyecto en tiempo, espacio y acciones. Se encarga de la organización humana, técnica y administrativa en cada etapa del proyecto y por departamento:
Elenco artístico, audio, iluminación, etc.

GERENTE DE PRODUCCIÓN
Administra el dinero, contrata al elenco, al equipo creativo y artístico. Se ocupa de la promoción y difusión del proyecto.

PRODUCTOR EJECUTIVO
Literalmente ejecuta la producción. Sigue los cánones estéticos y artísticos establecidos por el equipo creativo. Coordina las actividades de los equipos de trabajo: técnico, creativo y artístico.

Parte 2
Planeación y elaboración de un proyecto

FACTORES DE GESTIÓN

[Gestión es el conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar un proyecto]

Origen
Análisis - Definición
Concreción - Elaboración
Formalización - Ejecución
Explotación - Evaluación

ORIGEN
Establecer el contexto
Condiciones desencadenantes
Expectativas
Condiciones positivas y negativas
Recursos necesarios
Participantes y destinatarios
Diseño de contenidos, metas y objetivos
Esquema general del proyecto

ANÁLISIS
Estudio, investigación y diagnóstico del proyecto.
Búsqueda de documentación relacionada.
Recursos disponibles.
Contacto y relación con los involucrados.
Selección y clasificación de información.
Detectar límites y posibilidades.

DEFINICIÓN
Condiciones de participación.
Contenidos y objetivos del proyecto.
El organigrama.
Efectos finales esperados.
Modelo de gestión y de producción.

¿Qué es la administración?

Es un PROCESO
Planificar-Organizar-Dirigir-Controlar
Recursos & Actividades de trabajo:
(Económicos-Humanos-Técnicos-Artísticos)
Propósitos: Objetivos & Metas
De manera eficaz y eficiente

¿Qué es un proceso?
-Secuencia lógica de pasos, etapas ó fases.
-Resultados específicos: resolución de problemas, mayor productividad.

¿Qué es un proyecto?
Idea - "Llevar a cabo"
Esquema - Programa - Plan
Conocimientos
Habilidades
Herramientas

Persigue objetivos y establece metas

Banda = Proyecto
Ahorro = Proyecto
Educación = Proyecto
Gimnasio = Proyecto

¿Cuál es tu proyecto?

MODELOS DE PRODUCCIÓN

Amateur
Escolar
Callejero

De Estudio
De Cámara
Experimental

Independiente
Universitario
Oficial
Profesional

Parte 3
Elaboración de Mi Proyecto

El método científico

Es una metodología diseñada para obtener nuevos conocimientos. Implica el diseño de técnicas de ensayo y verificación aceptadas por la comunidad científica como válidas.

ORIGEN
Luego de descubrir nuestra idea deberemos desarrollarla. Esto significa el comienzo de un proyecto.

Diseño y planeación
1-Diagnóstico:
Descripción
Estrategias
Metas y objetivos

MÉTODO CIENTÍFICO
Elaboración de una hipótesis:
Es una suposición, una conjetura en forma de proposición afirmativa que se plantea sobre un hecho real.
1-Acopio de información
2-Comparación y revisión
3-Formulación

ANÁLISIS
Estudio, investigación y diagnóstico
Búsqueda de documentación
Recursos disponibles
Contacto
Selección y clasificación
Detectar límites y posibilidades

EL PLAN ESTRATÉGICO
Es un plan maestro mediante el cual la directiva recoge las decisiones corporativas en referencia a los siguientes tres años (por lo general) y las pone en marcha con el propósito de establecerse como una empresa competitiva.

¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DEL PLAN ESTRATÉGICO?
1-Definir un proyecto de futuro estimulante, sólido y consistente.
2-Enmarcar todas las decisiones del equipo dentro de un proyecto.
3-Tomar decisiones hoy en un marco de actuación a futuro.
4-Dotar de una misión que satisfaga las aspiraciones de los involucrados.
5-Identificar y definir con claridad los objetivos a mediano y a largo plazo.

6-Elaborar un plan de comunicación que transmita la filosofía de la empresa que ponga de manifiesto una misión compartida por todo el equipo administrativo.
7-Gestionar el equipo como una empresa.
8-Definir y designar funciones y responsabilidades a niveles clave.
9-Facilitar la conciliación y arbitraje en caso de conflictos e incompatibilidades.
10-Profesionalizar la gestión del proyecto en equipo.

Planificación versus previsión

La previsión supone mirar hacia el futuro e intentar predecir lo que sucederá. La planificación establece los medios necesarios para participar en la construcción de ese futuro.

EL MÉTODO CIENTÍFICO

• Realizar una pregunta
• Hacer investigación de fondo
• Construir una hipótesis
• Comprobación empírica de la hipótesis
• Análisis de resultados y planificación de una conclusión
• Realizar un informe

La investigación es una actividad orientada a la generación y obtención de nuevos conocimientos y su aplicación para solucionar problemas o interrogantes de carácter científico.

Equipo de trabajo

Conjunto de personas organizadas formalmente para lograr una comunicación efectiva alrededor de la tarea. Idóneamente serán personas especializadas en áreas específicas y que vivirán el proceso como si fuera propio.

Financiamiento
Como parte del proceso de planeación de un proyecto es fundamental considerar el nivel de inversión que requiere.
Identificar de manera oportuna los gastos que implica, permite saber con objetividad si el costo del proyecto justifica y compensa tanto los beneficios como el impacto que se pretende obtener.

TEST DE FINANCIAMIENTO

• ¿Qué tan valioso es el proyecto?
• ¿Qué tan caro cuesta realizarlo?
• ¿Qué tan grande es el riesgo?
• ¿Qué impacto tendrá en nuestro público?

Generar ingresos presupone un permanente ejercicio de imaginación.
El trabajo de un productor no implica necesariamente allegar recursos al proyecto sino cuidar que estos sean utilizados de la mejor manera.
Existen cuatro tipos fundamentales de procedencia de ingresos:
Directa, indirecta, interna y externa.

Tipos de procedencia del financiamiento
1-Directa. Presupuesto o capital inicial propio.
2-Indirecta.
Subsidios públicos.
Establecen un monto de recursos económicos asignados permanente o periódicamente a un organismo, institución o compañía para ayudar a financiar sus proyectos y/o su operación cotidiana.

Incentivos.
Son estímulos a través de transferencias de recursos a gestores para el desarrollo de sus proyectos. Se tramita por solicitudes directas a fundaciones, organizaciones o instituciones públicas. No hay intereses promocionales, publicitarios o de retribución económica.

Becas
Es dinero otorgado para una causa valiosa, ha sido invertido en asegurando resultados por su valor social implícito.
Conseguir una beca implica un procedo a mediano y largo plazo, ya que las solicitudes suelen estar disponibles un año antes de que los recursos sean utilizables.

Donativos y Aportaciones.
Se pueden obtener en dinero, en especie, en materiales, bienes o servicios.
Materias primas - Promoción - Impresos - Fotocopias
Transporte - Bodega
Equipos - Espacios para ensayos
Mobiliario - Vestuarios - Pintura
*Ahora crowfounding

Mecenazgo y filantropía
Se refieren al apoyo desinteresado a proyectos no lucrativos a través de dinero, materiales, mediación para contactos e información. Es el apoyo económico que un individuo, una organización o el Estado otorgan al gestor cultural o a la producción de una obra cultural.

Mecenazgo
No implica la adquisición de la obra por haberla financiado. En México el mecenas ha sido el Estado, es una política de apoyo a gestores y productores culturales que por naturaleza, no encuentran lugar en el mercado.
Filantropía
Se basa en toda acción generosa y voluntaria que se realiza en beneficio de la comunidad.

Préstamos
Ceder algo por un tiempo para luego ser restituido.
Pueden ser en dinero o en especie.
Importante: precisar las condiciones.

Patrocinios.
Son la ayuda económica o de otro tipo que se otorgan para la realización de un proyecto con fines publicitarios o fiscales.
Se negocian con empresas públicas y privadas y se establecen beneficios mutuos.

Co-producción
Producción en común
Dos o más fuentes financieras invierten su capital para financiar o dar respaldo a un proyecto.
En general, los beneficios, riesgos y perjuicios se comparten entre las partes involucradas.

3-Interna
Comercialización de servicios.

Se refiere a la capacidad de los integrantes del grupo para capitalizar y aprovechar sus habilidades, virtudes y talento.
Cursos - Talleres - Seminarios - Venta de libros, discos, etc.

Alquiler
Incluye la renta de aquellos equipos y accesorios que se van adquiriendo en cada proyecto. Pueden representar una recuperación del dinero invertido a través de su renta o reventa.
Tip: bases de datos.

Venta de artículos promocionales
(Souvenirs & merchandising)

Son artículos inspirados y/o relacionados con el proyecto:
Camisetas - Discos - Consumibles

Eventos Especiales
Organización de fiestas, show cases, bailes, rifas, ventas de garage con venta de boletos o consumo de productos.

Fuentes de financiamiento

4-Externa.
Venta de publicidad. Poster, flyers, programas de mano.

Venta de funciones.

Venta de boletos.

Taquilla.

Procuración de fondos

Gestor

La recaudación o procuración de fondos es un proceso que lleva tiempo y requiere de paciencia, perseverancia, esfuerzo, sentido común, pertinencia y mucha pasión. Hay que estar convencido de lo que se está proponiendo para poder convencer a los demás. El interés que se logre despertar en los potenciales patrocinadores dependerá de la elaboración meticulosa y la buena presentación del proyecto.

Estrategia de Recaudación de Fondos
1-Elaboración de un plan. Establecer cuales son las fuentes internas, externas, directas o indirectas de ingresos. Implementar un calendario y agenda de atención a cada una, acorde a las necesidades del proyecto.

2-Definir los mecanismos de participación y colaboración que se pueden establecer con las diversas fuentes de financiamiento: producir, co-producir, patrocinar, programar, difundir, publicitar, recomendar, convocar público, invitar a muestras y festivales, organizar giras, residencias o actividades complementarias (talleres, clases, intercambios, capacitación)

Investigación sobre posibles fuentes de financiamiento de acuerdo al tipo de proyecto.

Claridad ¿Qué se solicitará? ¿A quién se solicitará? ¿Para qué se solicitará?
Partir de necesidades reales ¿Qué necesito? (dinero-bienes-servicios)
¿Cuánto? Cantidades-volúmenes-detalles.
¿A quién? Director-gerente-relaciones públicas.
¿Cómo? Por teléfono-email-en persona-a través de un tercero.

Documento Escrito.
Elaborar en carta una presentación del proyecto enfocada a obtener financiamiento. Con un máximo de cuatro cuartillas y material adicional como:
Sinopsis curricular del equipo de trabajo.
Carpeta de prensa actualizada.
Premios y reconocimientos obtenidos.
Propuesta artística.
Diseños y bocetos.

CONTRATOS
Formalizar las obligaciones, responsabilidades y derechos por escrito. Contribuyen en gran manera a la profesionalización de los métodos de trabajo. También implica una forma de respeto al compromiso que se adquiere con el proyecto.

Distintas formas de contrato
1-Convenio
2-Carta de intención
3-Carta compromiso

El primero se establece con instituciones oficiales y privadas.

Precauciones:
Leer cuidadosamente el contenido.
Buscar asesoría jurídica.
Prestar atención a las cláusulas: regalías, derechos de autor, etc.

Contrato a mano:
Datos de las partes
Términos
Relación entre las partes
Condiciones
Responsabilidades
Distribución*
Imponderables
Anexos

PLAN DE OPERACIONES

Es el conjunto de procedimientos y acciones que conducen a una empresa a conseguir su finalidad principal y lograr sus objetivos.
¿Para qué desarrollar un plan de operaciones?
Obtener un impacto positivo en la productividad.

Cadena de valor
Actividades Primarias:
>Logística de entrada
>Producción
>Logística de salida
>Venta
>Post Venta

Logística de Entrada
Son todas las actividades relacionadas con la recepción, almacenaje y control de los insumos necesarios para fabricar el producto.

Producción
Son las actividades relacionadas con la transformación de los insumos en el producto final, como mecanización, embalaje, montaje, verificación, impresión y operaciones en general.

Logística de Salida
Se considerarán todas las actividades relacionadas con la reunión, almacenamiento y distribución física y entrega del producto terminado a los compradores.

Venta
Actividades relacionadas con el proceso de ventas. Aún cuando la metodología completa de la cadena de valor incluye estrategias de venta, en el contexto de un Plan de Negocios ello es desarrollado extensamente en el Plan de Marketing.

Post Venta

Son las actividades relacionadas con la provisión de un servicio para realzar o mantener el valor de dicho producto, como la instalación, preparación, suministro de cambios y reajustes del producto. Mantenimiento.

EL PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL PROYECTO

Preproducción
Planeación, definición y financiamiento.
Esta etapa abarca desde la primera reunión de trabajo hasta que se realiza una función, hasta que ofrece sus primeras clases una academia, hasta que la empresa presta su primer servicio, etc.

Definición
-Concepto estético
-Requerimientos técnicos
-Necesidades operativas
-Procedimientos y estrategias de trabajo

Financiamiento
En esta etapa se elabora la primera versión del presupuesto general de producción a partir de que se cuenta con la información proporcionada por cada departamento en cuanto a sus requerimientos y necesidades financieras.

Cotizaciones
El productor ejecutivo o la persona designada deberá procurar de dos a tres cotizaciones por escrito de diferentes proveedores y solicitar el mayor detalle posible en cuanto a la descripción del producto o servicio.

Legalidad
El productor ejecutivo investiga y gestiona los aspectos legales del proyecto y la contratación formal de los participantes, asentando por escrito los acuerdos, compromisos y condiciones para cada una de las partes. También se encargará de gestionar todos los permisos y registros necesarios.

Realización
Esta etapa se encarga de los preparativos inmediatos hacia la materialización del proyecto: organiza el estreno, la construcción de escenografía, mantas y vestuarios para la banda, decoración del espacio, presentación de una plataforma, conferencia de prensa, etc.

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