PRESENTATION OUTLINE
Administración de proyectos
- Ejercicio 4 Auditoría de un proyecto.
- Julio Gallardo 02804569
- Prof. Nora Elisa González Gaytán
- Noviembre 27, 2018.
- Universidad TecMilenio on line.
Realiza una entrevista a un administrador de proyectos, que trabaje para una empresa que realiza múltiples proyectos
Pregunta al administrador qué tipo de tipo de procedimiento de cierre utilizan para completar los proyectos y si son auditados.
He realizado la entrevista al Ing. Arturo García Caro, quien es administrador en la empresa ADS, S.A. proveedora de servicios y mantenimiento principalmente a BBVA Bancomer en el estado de Quintana Roo.
El Ing. García, es responsable de administrar el recurso humano especializado y brindar atención inmediata a los reportes de incidencias en los sistemas, equipos de cómputo, instalaciones de software o hardware, instalación de ATM’S Cajeros automáticos y practicajas. Principalmente desarrolla lo fuerte de su trabajo para BBVA Bancomer en el territorio del estado de Quintana Roo.
Coordina los reportes y asigna al personal especializado de la empresa ADS, S.A. para dar solución a los problemas que afectan a los sistemas y colaboradores de BBVA Bancomer, además, menciona que todos reportes atendidos deben contar con la aceptación y una encuesta de satisfacción por escrito de parte del usuario, y al preguntarle cuál es el tipo de procedimiento de cierre que utiliza, me informa que el procedimiento de cierre es realizado al momento de registrar el reporte atendido en su sistema por parte de su personal que da solución al reporte.
También le pregunté, si los procedimientos de cierre se utilizan para completar los proyectos y me informa que efectivamente, si se utilizan y además, son auditados desde el momento del registro ya que el responsable de dar la atención al reporte debe anexar la encuesta de satisfacción y el reporte por escrito con firma autógrafa del usuario, adicionalmente se cuenta estratégicamente con personal especializado en el área de seguimiento para confirmar la calidad y el tiempo de solución con cada uno de los usuarios.
Lo anterior, contribuye a conocer el tipo de solución, mejorar los tiempos, prevenir las causas, anticiparse a las necesidades del cliente, y todo esto a partir del registro adecuado y preciso del tipo de problemática más recurrente en BBVA Bancomer. Este personal se encarga de presentar un informe mensual donde se determina y evalúa lo que se hizo bien para ser aplicado en los siguientes proyectos y lo que se hizo mal para identificar lo que se debe corregir, haciendo los cambios pertinentes para la mejora continua.
b. Elige un curso que hayas terminado recientemente en Tecmilenio.
Curso: Presentaciones efectivas
Realiza una auditoria del curso (el cual representa un proyecto) y el plan de estudios (el cual representa el plan del proyecto).
a) Auditoria del curso o proyecto:
El proyecto es aprender a realizar mejores presentaciones efectivas para lo cual, es necesario estudiar los 15 temas del curso y desarrollar las actividades que solicitan los profesores quienes hacen las recomendaciones pertinentes con la finalidad de que aprendamos a desarrollar las habilidades y adquirir las técnicas suficientes para lograr que los proyectos sean exitosos en función del tipo de audiencias, escenarios, equipos y tipo de organización, por mencionar algunos.
• En otras palabras, se desea lograr que las presentaciones sean efectivas utilizando estrategias y las herramientas tecnológicas, para captar la atención de la audiencia y persuadirla a hacer lo que se planea en el proyecto.
b) Auditoría al plan de estudios o plan de proyecto:
• El plan de estudios consiste en estudiar el módulo 1 Introducción a las presentaciones efectivas y el módulo 2 Diseñando una presentación efectiva.
• En suma, el curso consta de 15 temas donde se pretende que el alumno pueda a prender conceptos como, iniciar una presentación efectiva, el tipo de presentaciones, el tipo de comunicación, los elementos clave de las presentaciones, el tipo de herramientas audiovisuales, diseño de carteles, uso de las aplicaciones, presentaciones interactivas, herramientas para presentaciones efectivas, tipo de errores en las presentaciones, diversos tipos de apoyos visuales, diagramas, las técnicas para hablar en público, la adecuada preparación, y como resumir las presentaciones por mencionar algunos.
• Las metodologías del curso presentadas son:
• Modelo didáctico
• En este curso se desarrolla una competencia que se demostrará con dos evidencias.
• Se estudiarán 15 temas distribuidos en dos módulos.
• Cada módulo tiene un auto diagnóstico que está integrado por preguntas que le permitirán al alumno repasar los temas que se cubren en el curso y podrá realizarlo cuantas veces desee. Los auto diagnósticos están disponibles a través de los botones de blackboard.
• El alumno debe estudiar cada tema y revisar los recursos de apoyo que se incluyen, como videos y lecturas. Asimismo, debe realizar los ejercicios, exámenes semanales, evidencias y examen final.
• Es importante que el alumno aclare sus dudas con su profesor.
Universidad Tecmilenio (2018).
d. Resume los resultados de la auditoría como un informe organizado de acuerdo con el esquema general denominado elaboración del informe de auditoría que contiene:
• Clasificación del proyecto.
El proyecto se clasifica como auditoria tipo administrativa y busca mejorar los proyectos futuros a partir de las lecciones aprendidas de lo bueno que se hace y lo que se debe corregir.
• Revisión de hechos del proyecto (misión y objetivos del proyecto, procedimientos y sistemas utilizados, recursos de la organización utilizados).
Misión:
Desarrollar en el alumno las habilidades y proveer las técnicas y conocimientos para que éste sepa hacer presentaciones efectivas y cautivar a las distintas audiencias logrando éxito en estos proyectos.
Objetivos:
Que el alumno sea capaz de cautivar y persuadir a la audiencia para realizar las acciones necesarias que produzcan los cambio en las estrategias y objetivos para el crecimiento individual y colectivo en las empresas.
Procedimientos y sistemas utilizados:
El estudio de los temas se realiza mediante el acceso a la plataforma Blackboard de la Universidad TecMilenio que tenemos los estudiantes activos. El estudio de los temas y la entrega de tareas se realizan en línea, al igual que los exámenes correspondientes cumpliendo un calendario de entregas que previamente se nos da a conocer a través de blackboard y posteriormente los profesores nos dan a conocer la retro alimentación de cada tarea y la ponderación correspondiente.
Recursos utilizados:
Los recursos utilizados son un compendio de apoyos visuales provistos, así como las ligas web de videos tutoriales en YouTube, bibliografías autorizadas y un catálogo de autores y libros de los cuales se obtuvieron los temas del curso.
• Recomendaciones o acciones correctivas que se tienen que realizar.
Para un mejor entendimiento de las tareas a realizar, recomiendo que en todas las materias se programe y cumpla un calendario de sesiones web ex ya que en estas sesiones se pueden aclarar las diversas dudas, sobre todo cuando el planteamiento presenta un sesgo o queda sujeta a diversas interpretaciones, enfatizando que la materia enseña a realizar presentaciones efectivas.
• Lecciones aprendidas
Con las auditorias sin duda, se logra determinar las mejoras en cuanto a diseño y contenido del programa de enseñanza y de la plataforma con respecto del proyecto de las presentaciones efectivas el cual es muy efectivo, y puede ser mejorado.
Además de lo anterior, es importante reconocer que gracias a las auditorias logramos determinar y evaluar las mejoras de lo que se está haciendo mal corrigiendo en tiempo o fuera de tiempo aquello que está afectando al proyecto y considerar lo que se está haciendo bien para aplicar los conocimientos en futuros proyectos.
Anexo 1 Pasos para una buena presentación
Anexo 2 Principales pasos para una presentación
Anexo 2 Tipos de presentaciones, lineamientos y e.
Anexo 4 El proceso de la comunicación
Anexo 5 Tipos de audiencia
A Neófitas:
Tienen poca o ninguna información sobre tu tema. Algunas veces, tendemos a creer que hay conocimientos que son comunes para ‘todos’, y por lo tanto hablamos del tema con extrema libertad. No sobre estimes a tu audiencia y averigua si realmente saben (o incluso si no lo saben). Dado el caso, necesitarás proveer más información de respaldo, tratando de explicar el por qué podrían ser neófitos de la situación (sin llegar a ser grosero) y la importancia de que se informen.
Anexo 5 Tipos de audiencia
B. Indiferentes
Este tipo de público tiene ya cierto nivel de conocimiento. Sin embargo, quizá no se encuentren interesados en saber más del tema. Algunas veces el presentador cree que el nivel de importancia de algo es el mismo para todos, pero no es así. Así que lo que debes hacer es causar un impacto en ellos; trata de mostrarles un ángulo que no hayan visto antes, o demuestra el por qué es importante que lo sepan dando ejemplos y razones. Por lo tanto, “si no tienes una respuesta de por qué a tu audiencia debería importarle, será mejor que busques otro tema (Dittus, 2011).
Anexo 5 Tipos de audiencia
C: Favorable
Aquí tu audiencia está más que gustosa de estar de acuerdo contigo en tu opinión sobre el tópico. Y aunque parece fácil, también tiene un punto negativo. Recuerda, el nivel de importancia podría no ser el mismo, y esto se reflejará en la convicción que puedan tener para hacer algo al respecto. Por lo tanto, trata de elevar el nivel de compromiso no solamente presentando aquello que ya saben. Muéstrales un nuevo ángulo, algo con lo que no estén familiarizados. Y por supuesto, recuérdales que tienen el poder de hacer la diferencia.
Anexo 5 Tipos de audiencia
D: No Favorable
Podemos decir que esta es la audiencia más difícil a que podemos enfrentarnos. Tienen ya una predisposición a no estar de acuerdo contigo en lo que estés presentando. Y un error común es tratar de aproximarse a ellos con cambios radicales, en lugar de tratar de hacerlo poco a poco. Elige metas moderadas; trata de ir más despacio de lo usual con tal de convencerlos; es más lógico y trata de encontrar algo que ellos ya conozcan o crean. Comienza con algo en lo que seguro estarán de acuerdo y a partir de ahí muévete a nuevas ideas. Recuerda, también tendrán diferentes niveles de conciencia o de importancia sobre el tema.
Módulos del curso Presentaciones efectivas.
Conclusión
Para concluir, es importante destacar que las auditorias en los proyectos tienen mucha importancia debido a que éstas permiten que, durante dichos proyectos sin importar su clasificación, sean observados los posibles errores o desviaciones en rubros que afectan el presupuesto, los gastos, la calidad de los entregables o el alcance del proyecto por mencionar algunas posibles fallas.
