AUDITORÍA DE UN PROYECTO

INTRODUCCIÓN

Las auditorías pueden desarrollarse en diferentes niveles y enfoques dependiendo de la empresa o institución que las este llevando a cabo, si bien la metodología con base a las cuales se estén aplicando puede varias, todas comparten un propósito en común, el identificar las áreas de mejora dentro del objeto de evaluación, sea este un proceso o resultado como tal, para su optimización.

Esto se debe a que, para que una empresa pueda mantenerse acorde a las nuevas necesidades que van surgiendo en el mercado y poder seguir ofreciendo servicios o productos de calidad, debe buscar la mejora continua, de lo contrario, abre más oportunidades para la competencia de capturar la atención de clientes potenciales.

Puntos importantes

• Entrevista a administrador de proyectos de profesión para identificar la importancia de auditorías en las empresas.
• Descomposición de un curso para su auditoría.

Puntos importantes

• Presentación de resultados de auditoría de un curso propio de la Universidad TecMilenio.
• Conclusión de la importancia de las auditorías.

ENTREVISTA

PREGUNTAS ABORDADAS

• ¿Con que tipo de proyectos trabaja usualmente?
• ¿Generalmente, cómo describiría el inicio de un proyecto?
• ¿Cuáles son los pasos a través de los cuales da cierre a un proyecto?
• ¿Cuáles son las fases que considera más difícil para el cierre de un proyecto?

PREGUNTAS ABORDADAS

• ¿Realizan auditorías para el cierre de sus proyectos?, ¿por qué?
• ¿De qué manera las lleva a cabo?
• ¿Qué tipo de herramientas utiliza para llevar a cabo las auditorías?
• ¿Cuál considera es la importancia de realizar auditorías?

RESPUESTAS

1. ¿Con que tipo de proyectos trabaja usualmente?

Principalmente sobre proyectos de asesoría de recursos humanos y procesos empresariales para orientar, desarrollar estrategias, estructurar procesos y/o diseñar herramientas para nuestros clientes con las cuales, puedan atender las dificultades de organización que presenten dentro de su estructura organizacional.

2. ¿Generalmente, cómo describiría el inicio de un proyecto?
Tras la llegada de una solicitud de servicios, se desarrolla un estudio de la problemática del cliente, su situación actual, estructura organizacional, rol del personal, etc., para identificar los factores que han favorecido la presencia de la problemática y como podrán ser atendidos.
Después, se elabora una propuesta de servicios, a la cual el cliente debe proporcionar su conformidad.

3. ¿Cuáles son los pasos a través de los cuales da cierre a un proyecto?

Primeramente, un proyecto solo podrá darse por terminado una vez que este haya alcanzado los requerimientos del cliente, así como las características del servicio a las cuales el cliente dio su conformidad cuando le fue presentada la propuesta.

Concluido el proyecto, se somete a evaluación interna para su autorización, como primer filtro de evaluación, después, es presentado al cliente quien firma un acta de conformidad para su conclusión.

4. ¿Cuáles son las fases que considera más difícil para el cierre de un proyecto?
Más que difíciles, la parte más delicada de un proyecto es el llenado de las actas y reportes con las cuales se documentará tanto dentro de la empresa como ante el cliente que este se dio por concluido.

Ya que si no se llevan a cabo correctamente podrían surgir problemas que comprometan la legalidad o calidad del servicio.

4. ¿Cuáles son las fases que considera más difícil para el cierre de un proyecto?
Más que difíciles, la parte más delicada de un proyecto es el llenado de las actas y reportes con las cuales se documentará tanto dentro de la empresa como ante el cliente que este se dio por concluido.

Ya que si no se llevan a cabo correctamente podrían surgir problemas que comprometan la legalidad o calidad del servicio.

5. ¿Realizan auditorías para el cierre de sus proyectos?, ¿por qué?


Así es, estas se realizan para cada uno de nuestros proyectos, por tres razones:

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• Constatar el apego a la legalidad.
• Corroborar que el proyecto fue acorde a los requerimientos del cliente y la propuesta diseñada.
• Documentar la forma en que se realizó un proceso para identificar que se desarrolló bien, que mal y como puede ser mejorado para futuras referencias.

6. ¿De qué manera las lleva a cabo?

Aplicamos herramientas de control al inicio, durante y al final de cada proyecto a través de las cuales vamos explicando cómo se está realizando, y posteriormente, estos son sometidos a evaluación por administración general para determinar su calidad.

6. ¿De qué manera las lleva a cabo?

Aplicamos herramientas de control al inicio, durante y al final de cada proyecto a través de las cuales vamos explicando cómo se está realizando, y posteriormente, estos son sometidos a evaluación por administración general para determinar su calidad.

7. ¿Qué tipo de herramientas utiliza para llevar a cabo las auditorías?

Principalmente, usamos diferentes formatos de reporte para cada una de las fases de realización del proyecto, los cuales son la base para estas auditorías.
Posteriormente, se cuenta con otros formatos a través de los cuales son presentados los resultados de estas auditorías y se les asignan a los proyectos una calificación de calidad considerando criterios específicos seleccionados por la empresa.

8. ¿Cuál considera es la importancia de realizar auditorías?

Nos permite identificar cuáles son los cambios que se deben realizar para la futura mejora de nuestros proyectos, poder proveer un mejor servicio a los clientes y prevenir errores futuros.

AUDITORÍA A CURSO

Realización: 6 - 8 de agosto del 2019
Auditora: Rebeca Cano Olarte

Para: Jessica Organista Gutiérrez

ALCANCE DE AUDITORÍA
La presenta auditoría fue realizada en el período del 6 a 8 de agosto del 2019, delimitándose a la evaluación del contenido y los recursos disponibles en el curso Doing Bussiness in the Americas, impartido a lo largo de agosto de 2019, siguiendo las delimitaciones marcadas en el curso de Administración de Proyectos.

Párrafo comparativo

Esta auditoría es realizada con base única del contenido disponible en la edición del curso 2019, por lo que no se pueden hacer comparaciones con sus versiones anteriores dada la falta de accesibilidad a estas.

PLAN DE ESTUDIOS

CARACTERÍSTICAS

• Duración: 1 mes -Agosto 2019
• Módulos: 3 (5 lecciones por tema)
• Tareas: 6 ordinarias (valor 8%) y 1 Proyecto Final (valor 20%)
• Idioma cursado: Inglés
• Dependiente: sí, 3ra parte de certificado de Negocios Internacionales

CLASIFICACIÓN DE PROYECTO

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• CARÁCTER -EDUCATIVO
• NATURALEZA : Orientación
• CATEGORÍA: Negocios Internacionales
• AUTONOMÍA: Dependiente (consiste en la tercera parte del certificado de Negocios Internacional ofrecido por la Universidad)
• TIPO: Servicios

HECHOS DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL
Brindar a los alumnos los conocimientos necesarios para el desarrollo de negocios internacionales con enfoque en el ambiente americano.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Identificar las diferentes oportunidades de negocio disponibles dentro del propio continente americano.
• Orientar en el impacto que Estados Unidos y Canadá dado a su peso económico y su papel geopolítico.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Analizar el potencial económico de otros países de la región.
• Proveer al alumnado el conocimiento necesario para trazar estrategia de expansión internacional para negocios.

PROCESOS/SISTEMAS USADOS

• Sesiones virtuales.
• Modelo de aula invertida.
• Plataforma de educación en línea - Mis Cursos
• Curso basado en actividades
• Trabajo individual

RECURSOS USADOS

• Plataforma Mis Cursos
• Libro de texto de ayuda: Charles W. L. Hill’s eBook International Business: Competing in the Global Marketplace
• Noticias y videos informativos incluidos en las lecciones

Falla: falta de complejidad del contenido

ACCIONES CORRECTIVAS

• Realizar investigaciones profundas de las relaciones interamericanas y desarrollo de tratados comerciales.
• Enfocarse en informes de gobierno, los propios documentos de las tratados o investigaciones de asociaciones, que artículos de noticas para la estructuración del curso.

Falla: contenido, artículos desactualizados

ACCIONES CORRECTIVAS

• Rediseño del curso.
• Búsqueda de fuentes de información más actualizadas.
• Inclusión de nuevos temas para el análisis del contexto de las negociaciones internacionales en América.

Falla: no hubo sesiones virtuales

ACCIONES CORRECTIVAS

• Designar a un supervisor de la plataforma que este revisando lo siguiente: o Que la agenda de las sesiones esté disponible para el alumnado en todo momento. o Revisar que las grabaciones de las sesiones que se vayan realizando del curso estén disponibles en la plataforma.

ACCIONES CORRECTIVAS

• Elaborar una encuesta para los alumnos al final de cada materia para evaluar la calidad de las sesiones.

Falla: tareas desactualizadas y disponibles en Internet

ACCIONES CORRECTIVAS

• Reportar ante dichas plataformas para que dichas tareas sean removidas.
• Diseñar nuevas tareas acordes a la actualización de los cursos.

Falla: valoración deficiente de las tareas

ACCIONES CORRECTIVAS

• Reestructuración de la asignación de valor de las tareas.

LECCIONES APRENDIDAS

RESPECTO A LA AUDITORÍA

• Es necesario delimitar el marco sobre el cual este se llevará a cabo para poder señalar los recursos específicos (en este caso el plan de estudios, misión y objetivos del curso) que se estarán evaluando.

RESPECTO A LA AUDITORÍA

• Al realizar esta auditoría, me pude percatar de la dificultad que se adhiere al tratar de mantener la objetividad durante la evaluación de un tema, especialmente cuando este afecta a uno directamente.

RESPECTO A LA AUDITORÍA

• Asimismo, aprendí la importancia de buscar datos sobre los cuales poder fundamentar tus argumentos de una evaluación para poder darle validez a la misma.

RESPECTO A LA AUDITORÍA

• Aprendí a ser observador de los objetos evaluados para identificar las causas y efectos de las problemáticas que sean detectadas para el diseño de medidas correctivas.

RESPECTO AL CURSO

• Se adhiere a su misión pero presenta fallas como: a. Información desactualizada con respecto a las nuevas tensiones que están afectando a las relaciones entre los países americanos. b. Necesidad de fuentes más diversas y actualizadas. c. Necesidad de actualización de tareas para reducir posibilidades de deshonestidad académica. d. Mayor nivel de involucramiento por parte del profesor

RESPECTO AL CURSO

• Se adhiere a su misión pero presenta fallas como: c. Necesidad de actualización de tareas para reducir posibilidades de deshonestidad académica. d. Mayor nivel de involucramiento por parte del profesor

ANEXOS
Para la revisión de estos favor de ingresar al informe entregado con esta presentación ya que la plataforma impide su visualización

CONCLUSIÓN

Las auditorías son un proceso sumamente importante para cualquier empresa, sin importar su giro, pero, su realización requiere una estricta planeación, monitoreo y control con el fin de asegurar que se atenga a datos fundamentados, esto debido a que, los resultados de estas son la base para el cimiento de las acciones o medidas correctivas con las cuales podrán mejorarse aquellos aspectos en los cuales se detectaron fallas que impidan el cumplimiento de los resultados esperados.

Como pudimos observar en esta actividad, el diseño y los resultados de una auditoría varían de los recursos de evaluación que sean utilizados, pero sin importar esto, se debe corroborar que estos cuenten con bases que se puedan comprobar y estén sustentados en la objetividad.