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PRESENTATION OUTLINE

1.

ACUERDO 038 DE 2002

  • “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley general de archivos 594 de 2000”
2.

CONSIDERANDO

  • Que el artículo 15 de la ley 593 de 2000 establece que los servidores públicos , al desvincularse de las funciones titúlales , entregan los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados , conforme a las normas a las normas y procedimientos que establezca el archivo general de la nación ,sin que ellos impliquen la exportación de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
  • Los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestión pública
  • Que el numeral 13 del artículo 35 de la ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los servidores públicos “ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes , elementos , de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones “
  • Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del código de procedimiento civil “la l documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención “ ;y en concordancia con el artículo 14 de la ley 594 de 2000, “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos “. Por lo tanto , el servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o archivo alguno , su pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible , de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de la ley 595 de 2000.
  • Que el código penal dentro del título lX de “Delitos contra la fe pública “,artículo 292 establece las sanciones para el hecho de destrucción ,supervisión u ocultamiento de documentos públicos
3.

ARTICULOS 1 Y 2

  • Artículo primero (acuerda)
  • Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos . El servidor público será el responsable de la adecuada conservación, organización , uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones
  • Artículo segundo
  • Todo servidor público al ser vinculado , trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o entregará a según sea el caso ,los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública
4.

ARTICULO 3

  • La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artículo anterior , se hará de conformidad con la tabla de retención documental. Para tal efecto , se diligenciara el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo : numérales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16,17,18y 19 , señalados en el presente artículo . Del numeral 10 se exceptúa lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con este estado de conservación.
5.

ARTICULO 4

  • Las entidades públicas tendrán en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente acuerdo para el cumplimiento del recibido y entregado por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones administrativas señaladas
  • PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBIDO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR INVENTARIO.
  • 1).los secretarios generales o quien hagan sus veces deberían garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva , se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de archivo por parte de los servidores públicos , que se encuentren en situación administrativa de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificación de esta situación al jefe de la unidad de archivo para que oportunamente cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan
  • 2). El jefe de la unidad administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo
  • 3). Asignar la función al cargo que asuman en cada una de las unidades administrativas del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la ley general del archivos 594 de 2000
  • 4). El jefe de la unidad administrativa de archivo de la entidad , deberá presenciar la entrega y recibido por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el acta de entrega y recibido
  • 5). Garantizar que el recibido y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad .
  • 6). En caso de abandono del cargo , la administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos
6.

ARTICULO 5

  • Los servidores públicos que se trasladen ,retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión , sin los procedimientos anteriormente señalados , responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión
  • PARÁGRAFO
  • Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentación producida en ejerció del cargo por cuanto los documentos públicos son propiedad del estado
7.

ARTICULO 6-7

  • Artículo sexto : EL archivo general de la nación podrá de oficio o a solicitud de parte , hacer visitas de inspección para verificar el cumplimiento de este acuerdo
  • ARTÍCULO SÉPTIMO
  • El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga los acuerdos que le sean contrarios.

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