Deze preso heb ik gemaakt voor de aanvoerders van de HNW-kernteams van de gemeente Zwolle. Op 11 september 2014 bespraken het programmateam HNW en deze aanvoerders welke ontwikkelingen wat betreft 'werkstijl' we waarnemen. We zijn geëindigd met de vraag welke rol de kernteams HNW in de toekomst willen hebben wanneer het HNW-programma stopt.

Deze Haiku Deck maakt zichtbaar hoe het gaat met het project 'Werkstijl' als onderdeel van het HNW-programma. Via deze notes leid ik je door het verhaal dat ik 11 september hield.

'We make telling your story simple, beautiful, and fun', belooft Haiku Deck. Dat beschouw ik als mijn opdracht voor jou, bezoeker van deze preso :-).

@AnneStruik

Het Nieuwe Werken is geen doel op zich. Het is enkel een kantoorconcept, een managementtool. HNW als mogelijkheid om sneller, slimmer, resultaatgerichter, efficiénter, effectiever, productiever, tegen lagere kosten, met hogere opbrengsten en innovatiever te werken, zodat we ons westerse welvaartspeil kunnen handhaven.

Deze doelstellingen hebben we voor ons HNW-programma geformuleerd:
- 80% van de medewerkers kan en wil vanaf 2015 tijd- en plaatsonafhankelijk werken;
- vanaf 2016 2 ton per jaar besparen op het exploitatiebudget;
- bij top 5 beste werkgevers blijven.

Als we deze doelen halen, is het HNW-programma dan geslaagd? Ja, volgens de regels van programma- en projectmanagement wel.
Maar we willen meer! Méér bereiken dan bezuinigen op huisvesting, méér dan alleen technisch flexen! Het flexwerken is een hulpmiddel tot...

... bijvoorbeeld diversiteit. Oude vanzelfsprekendheden opgeven en loslaten leidt tot het ontdekken van verschillen. En dán is het de kunst die verschillen niet direct, in een reflex, af te wijzen. Verken ze, kijk wat ze kunnen opleveren, leer van ze, doe er je voordeel mee, benoem ze, praat er over.


We hebben aandacht voor verschillen en zetten onze verschillen in om samen beter te worden, meer te bereiken en met voldoening te werken tegen lagere kosten e/o inspanning. Lichte overheid, lichte bedrijfsvoering.

We bieden ruimte aan proberen, oefenen, experimenteren, met een plannetje vooraf of juist spontaan geboren. Leren van jezelf en een ander, de kunst van het afkijken onder de knie krijgen. Leren niet meteen een idee of iemand die een voorbeeld stelt (mentaal) af te schieten.

Durf te leren!

'n Voorbeeld: ik heb mijn iPhone beveiligd met een wachtwoord. Toen ik eens mijn fotostream bekeek zag ik een enorme hoeveelheid selfies van mijn dochter (5) en foto's van mijzelf in actie waarvan ik me niet bewust was dat iemand ze had gemaakt met MIJN toestel. Het irriteerde het me dat mijn dochter aan mijn foon had gemorreld; en toen ik vroeg hóe ze dat toch deed, deed ze het even voor: foon aanzetten en beginscherm omhoogschuiven, dan kun je een foto maken. Had ze haar oudere broers ooit zien doen.
Het kind van nu heeft geen apparatenangst. Ik mocht vroeger niet eens aan de knoppen van de tv laat staan platenspeler zitten. Dat was voorbehouden aan mijn ouders. De kinderen van nu gaan er niet vanuit dat een apparaat kapot kan (voordat er slijtage optreedt is er een nieuwe release, of een nieuw apparaat ontwikkeld), leren door af te kijken en door naast elkaar zittend dingen te ontdekken.
Neem eens een voorbeeld aan het kind en probeer gewoon eens iets uit.

En nu het project 'Werkstijl' als programmaonderdeel. Dit is onze definitie van werkstijl:

'Werkstijl richt zich op de werkwijze die we beogen. Het helpt om effectief en efficiënt tijd- en plaatsonafhankelijk resultaatgericht te kunnen werken, met elkaar zowel irl als middels ICT in contact en verbonden (extern en intern bereikbaar) te zijn, kennis te delen en samen te werken.
We zijn in staat om ingesleten (werk) patronen te onderkennen, te doorbreken en ons een passende werkstijl eigen te maken. En er is sprake van een adequate balans tussen werk en privé en afstemming met de eigen persoonlijkheid.'

ICT & digitalisering leidt tot vergaande transparantie en vermindering van persoonlijke en/of professionele autonomie. Want er wordt bijvoorbeeld voorgeschreven via welk digitaal proces jij moet werken. Of met welke applicatie (die niet geheel of helemaal niet voldoet aan jouw eisen). De winst- en verliesrekening hiervan wordt verschillend beleefd. De gevolgen zijn voor de één makkelijker te aanvaarden dan voor de ander.

Naast ingesleten werkpatronen kwamen we ook de privileges tegen. Zoals digitale privileges ('ik mag als enige binnen mijn afdeling wél met een voorkeursapplicatie werken want ik kan gewoon niet met een andere applicatie uit de voeten...'), of fysieke privileges: 'ik lever mijn parkeerkaart niet in nadat mijn gebroken been hersteld is want ik heb hem écht nodig voor mijn functie'. Of privileges binnen processen: 'ik laat het secretariaat altijd mijn afspraken plannen want zelf ben ik er gewoon te druk voor en ik bovendien kan ik het ook niet!'.

Durven we deze privileges bespreekbaar te maken of ter discussie te stellen? Nu onze werkomstandigheden zo drastisch veranderen is dit een zeer, zeer geschikt moment daarvoor.

En dan nu over de eerste drie Werkstijl-topics: 'plaats- en tijdonafhankelijk werken' en 'bereikbaarheid'.

Het projectdoel voor 'tijd- en plaatsonafhankelijk werken' is dat 80% van de medewerkers een keuze heeft en maakt in hoe, waar en wanneer hij of zij werkt.
Het projectdoel wat betreft 'bereikbaarheid' is dat 90% van de medewerkers bereikbaarheid als optimaal ervaart.

Bottom-up, vooral via de HNW-kernteams van de eenheden, zijn concernafspraken ontstaan en tenslotte op hoofdlijnen vastgesteld.
Misschien niet de snelste methode (je zou ook met een klein groepje afspraken kunnen verzinnen en voor de grote groep laten vastellen) maar wél de meest passende. We hebben allen inbreng kunnen leveren, zelf grenzen verkend en verschillen ontdekt. En bepaald wat ons bindt.

De stand van zaken wat betreft doelen kunnen we meten in het komend medewerkertevredenheidonderzoek.

Het doel van Werkstijl-topic 'resultaatgericht' is dat 90% van de werkafspraken zijn geformuleerd in resultaten.

Het topic is niet exclusief voorbehouden aan HNW. Binnen het DNA-programma en binnen de Jaarplancyclus speelt het ook.

De afgelopen anderhalf jaar nemen we een toenemende behoefte naar resultaatgerichtheid ALS TEAM waar. Op teamniveau werkafspraken maken, vastleggen en verantwoordelijkheid nemen. Hoe doe je dat? Het maken van teamRGA's krijgt mogelijk binnen het DNA-programma plaats.
Na het het JPC-onderzoek (zomer 2013) zijn andere accenten gelegd en worden bovendien vraagtekens gesteld of het zinnig is om iedereen (het keurslijf) van een instrument moeten opleggen.

En wat betreft de individuele jaarplancyclusWelke inhoud en vorm gaat onze jaarplancyclus krijgen?

Het doel van het topic 'kennis delen en (digitaal) samenwerken' luidt:

'90% van de medewerkers is digivaardig toegerust voor de functie zodat zij:
a. functioneren binnen digitale werkprocessen
b. transparant, digi-integer en digi-veilig werken
c. digitaal kennisdelen en samenwerken' [zie next slide]

Wanneer de invoering van SharePoint & Lync een succes wordt draagt dat in hoge mate bij aan het subdoel 'digitaal kennisdelen en samenwerken'. Dit digitale platform biedt ongekende mogelijkheden om intern EN extern digitaal informatie te delen, te vinden en samen te werken.

We hebben al een kleine stap gezet. Laten we ons realiseren dat er nog vele moeten volgen. En misschien wel niet altijd in wandeltempo, maar dat gek uitziende snelwandelen is misschien ook in fasen nodig.

We merken dat onze organisatiestructuur van afdelingen en eenheden niet meer zo'n onwrikbaar anker is als voorheen. We zoeken naar passender vormen van verbinding en die hoeven niet per sé volgens de eenhedenstructuur te lopen. Wat het dan wél gaat worden, dat weten we nog niet. Maar dat het anders gaat worden is zeker.
Als je niet meer elke dag op je vaste werkplek, met je vaste collega's van je afdeling bij elkaar zit, dan wordt je digitale zichtbaarheid enorm belangrijk. Want nú kennen we elkaar nog, maar hoe is dat over een tijdje?
Jezelf digitaal profileren wordt superbelangrijk. Profileren in de betekenis van bekend maken wat je kan, welke kennis je hebt, wat je kunt bijdragen, waar je kunt helpen, wat je graag doet en welke ervaring je hebt. En misschien ook wel wat je wilt leren. Mensen die hier heel goed in (gaan) worden trekken straks het werk naar zich toe. Mensen die zich niet (online) digitaal gaan profileren zijn straks onzichtbaar en worden gewoonweg niet gevonden.
Er is altijd licht tussen wie je echt bent en je digitale verhaal. Dat geeft niks: je ziet toch dat we hier Sneeuwwitje bedoelen al ziet ze er iets anders uit dan in de tekenfim?

De digitalisering van zo ongeveer álles is veel meer dan het digitaal maken van je ordners en archief. Méér dan het niet meer printen. Of stukken bekijken op je tablet.
Wanneer we écht progressie willen boeken, wanneer we een lichte bedrijfsvoering willen realiseren, en toekomstproof zijn zodat we dienstbaar aan de burgers en organisaties in de stad kunnen blijven dan wel worden, kan ik het niet nalaten hier pleidooi voor véél meer gewicht, nadruk, focus te richten op
- de digitalisering van de werkprocessen
- de inrichting van harde kant ervan (niet voor een dubbeltje...)
- voor digiveiligheid en digivaardigheid op peil te krijgen
- voor een connectie tussen de ICT-mensen en de niet-ICTers.

Een volgend topic binnen werkstijl is de balans de tussen werk en privé. Het doel is dat 90% van de medewerkers een balans hiertussen ervaart. Deze doelstelling kunnen we in het komend medewerkertevredenheidonderzoek meten.

Dit topic lijkt niet onder druk te staan. Het ziekteverzuimcijfer daalt nog steeds; we horen weinig buzz hierover. Concernopleidingen over balans werk-privé worden niet druk bezocht.
We blijven wel alert tijdens de periode dat alle medewerkers een mobiele telefoon gaan gebruiken en de kans op disbalans toeneemt door massaal gebruik van dit device, en wanneer de verbouwing afgerond is het flexwerken voor nagenoeg iedereen mogelijk wordt.

Het laatste topic binnen werkstijl: de match van de eigen persoonlijkheid met de nieuwe fysieke en sociale omgeving.
Het doel is dat 90% van de medewerkers een positieve relatie tussen werkplek en eigen persoonlijkheid ervaart. Dat kunnen we in het komend mto meten.

Dik twee jaar geleden las ik het boek 'Stil' van Susan Cain. Het gaat over introverte mensen. Ik realiseerde ik me opeens dat binnen het HNW-kantoorconcept de match tussen onze persoonlijkheid en de werkplek waarbij jij tot je recht komt, nooit werk besproken. Alsof we machines zijn, alsof we onszelf niet meenemen en als machines rationeel een werkplek passend bij de taak kiezen.
We zijn geen machines en kunnen we ook niet worden.
In het kantoorconcept is er ruimte voor 'stilte' en het is inmiddels heel gewoon om over introverte en extraverte mensen te spreken en over wat zij nodig hebben om te kunnen werken.


http://bit.ly/PreziAnneS

In een digitale werkomgeving past het oude vergaderen niet meer. Hoe zorgen we ervoor dat wanneer de 1e verdieping in het Stadskantoor wordt opgeleverd met de ruimtes voor 'ontmoeten', we niet blijven hangen in onze vergadergewoontes?

Dit topic hadden we niet opgenomen in het project. Gaandeweg werd zichtbaar dat aandacht voor dit onderwerp nodig wordt. Nieuw werken is ook: op een nieuwe manier elkaar fysiek (en digitaal) ontmoeten.

't Mooie is dat alle nieuwe kleine en grote dingetjes op een moment gewoon worden. Dat ze zijn ingesleten, geaccepteerd, aanvaard, omarmd, in nieuwe patronen zijn gevat. Tot het weer tijd is voor iets nieuws...


Daarom: weg met de term 'HNW'!