PPRO

Lesweek 1

Scope

• Via Pianoo..
• Organisatie van inkoop
• Metrokaarten 1 en 3

Organisatie van inkoop

• Strategische inkoop
• Categoriemanagement
• Inkoopdiagnose
• Inkooppakketten
• Inkoopsamenwerking
• MSU+
• BVP
• Past performance
• Tenderboard

Metrokaart 1

• Wat is inkopen
• Verschil inkopen en EA
• Inkoopdoelen (MVI)
• Inkoopstrategie
• Positionering inkoop(organisatie)

Metrokaart 3

• Inkoopteam
• Vraagspecificatie
• Inzicht in de markt
• Selectie van leveranciers
• Contractering
• Wachtkamerconstructie
• Contractmanagement

Lesweek 2

Regelgeving

• Gewijzigde aanbestedingswet
• Europese richtlijnen
• Drempelwaarden
• CPV codes
• Integriteit

Aanbestedingsbesluit

• Gids Proportionaliteit
• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
• ARW 2016

Europese richtlijnen

• Gunnen overheidsopdrachten (2014/24/EU)
• Vergroten effectiviteit en efficiency
• Bereiken strategische maatschappelijke doelen (MVI, werkgelegenheid e.d.)

Drempelwaarden

• Leveringen/diensten centrale overheid: 139.000
• Leveringen/diensten decentrale overheid: 214.000
• Werken: 5.350.000
• Sociale en specifieke diensten: 750.000

CPV codes

• Common Procurement Vocabulary
• Classificatiesysteem
• Ieder product/dienst en category eigen code
• Bevordert transparantie!

Integriteit

• Objectieve criteria
• Ondernemers gelijk behandelen
• Maatregelen ter voorkoming fraude, corruptie e.d.
• Huis voor Klokkenluiders
• Gedragscode Integriteit Rijk 2016
• Wet BIBOB

Gids Proportionaliteit

• Leeswijzer
• H1: Inleiding
• H2: Voorfase

Leeswijzer

• Proportionaliteitsbeginsel: keuzes, eisen en voorwaarden aanbestedende dienst moeten in redelijke verhouding staan tot aard en omvang van de opdracht
• Voorfase aanbesteding doorslaggevend voor proportionaliteit

H1: Inleiding

• Eén van de 4 beginselen van aanbestedingsrecht
• Proportionaliteit heeft betrekking op alle fasen van het aanbestedingsproces (voortraject en tactische inkoop..)
• Keuze procedure, percelen, eisen e.d.
• Comply or explain

H2: Voorfase

• Inkoopstrategie afgeleid van organisatiedoelen
• Kraljic speelt een rol!
• Via behoefte en doel naar inkoopstrategie
• Inkoopstrategie moet recht doen aan beginselen aanbestedingsrecht

Metrokaart 2

• Beginselen aanbestedingsrecht
• Kansen en risico's
• Wanneer aanbesteden
• Werken, leveringen en diensten
• Publiceren op TED
• Europese procedures

Beginselen

• Non-discriminatie
• Gelijke behandeling/objectiviteit
• Transparantie
• Proportionaliteit

Kansen en risico's

• Kansen: beste deal in de markt, dwingt tot goed voorbereiden en specificeren
• Risico's: kost veel tijd en geld, vraagt expertise, leidt tot juridicering van inkoop

Wanneer aanbesteden

• Centrale en decentrale overheid
• Maatschappelijk doel
• Activiteiten voorbehouden aan overheid
• Helft budget uit publieke gelden

Werken et al

• Werken: infrastructureel
• Leveringen: roerende zaken, tastbaar
• Diensten: niet tastbaar, geen levering of werk

Publiceren

• TED (Europees)
• TenderNed (NL)
• Relateert aan transparantie
• Aankondiging van opdracht
• Digitaal!

Welke procedures

• Openbaar (> drempel, 1 ronde)
• Niet openbaar (> drempel, 2 rondes)
• Nationale procedure (
• Meervoudig onderhands (50k - drempel, geen grensoverschrijdend belang)
• Enkelvoudig onderhands (

Metrokaart 5

• Hoofdlijn regelgeving
• Europese richtlijnen
• AW 2012
• Gids Proportionaliteit
• ARW 2016
• UEA
• Klachtafhandeling

Hoofdlijn regelgeving

• Overheidsopdrachten > drempel: aanbesteden!
• Aankondiging via TenderNed naar TED
• Lijn: openbaar of niet-openbaar (1 resp. 2 fasen)
• Check op uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen
• Gunning o.b.v. BPKV
• Communicatie naar alle partijen

Europese richtlijnen

• Richtlijn 2014/24/EU het meest van belang (procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten)

AW 2012

• Omzetting Europese richtlijn naar NL recht
• Deel 1: bepalingen voor alle opdrachten
• Deel 2: bepalingen voor opdrachten > drempel

Gids Proportionaliteit

• Gids geeft invulling aan beginsel 'proportionaliteit'
• Adviezen en voorschriften voor gehele inkoopproces
• Scope: voorfase t.m. contractvoorwaarden

ARW 2016

• Praktische uitwerking van AW 2012 en Gids Proportionaliteit voor Werken
• Ook voor aan Werken gerelateerde leveringen en diensten

UEA

• Standaardformulier voor inschrijver
• Ziet vooral op uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen
• Boven en onder drempel

Klachtafhandeling

• Onderdeel van flankerend beleid AW 2012
• Toepassing niet verplicht
• Standaard voor klachtafhandeling
• Commissie van Aanbestedingsexperts
• CvA: onafhankelijk, niet bindend advies

Lesweek 3

Clusteren (I)

• Gelijksoortig binnen één aanbestedende dienst
• Gelijksoortig binnen verschillende aanbestedende diensten
• Ongelijksoortig

Clusteren (II)

• Onnodig samenvoegen
• Leidt tot uitsluiting van kleinere partijen in de markt
• Mededinging mag niet in geding komen
• Explain!

Operationele eenheid

• Zelfstandig functionerend
• Eigen inkoopbudget
• Eigen behoefte
• Zelfstandig contracteren

Percelen

• Deel van aanbesteding
• Geografisch of functioneel
• Recht doen aan kleinere partijen in markt
• B.v. installatie en onderhoud
• Clusteren? Percelen!
• Percelenregeling: max 80k, max 20%

Splitsen

• Opknippen volume met als doel onder de drempel te blijven
• Niet toegestaan!
• Ramen: inschatten totaal volume aanbesteding

Raamovereenkomst

• Routinematig
• Disproportioneel als verplichting bestaat om bv. personeel beschikbaar te houden
• DAS!
• 4 jaar..

Inkoopsamenwerking

• Bv. tussen gemeenten
• Gedeelde verantwoordelijkheid voor proportionaliteit
• Percelen!

Welke procedure

• Aard en omvang markt
• Transactiekosten dienst en inschrijvers
• Complexiteit
• Potentieel aantal inschrijvers
• Gewenst eindresultaat
• Type branch

Procedures (I)

• Openbaar (1 ronde)
• Niet-openbaar (2 rondes)
• Let op: boven de drempel!
• Proportionaliteit!
• Kraljic..

Procedures (II)

• Nationale procedure (grensoverschrijdend belang)
• Meervoudig onderhands (50k-drempel; 3-5 inschrijvers)
• Enkelvoudig onderhands (
• Proportionaliteit van toepassing!

Minder gangbaar..

• Concurrentiegerichte dialoog
• Mededinging via onderhandeling
• Als gangbare oplossingen niet voorhanden zijn..
• .. en inbreng vanuit de markt gewenst is

Auction

• English: prijs omhoog
• Dutch: prijs omlaag
• Reverse auction
• e-auction bij aanbesteden

Criteria

• Uitsluitingsgronden
• Geschiktheidseisen
• Selectiecriteria
• Gunningscriteria
• UG, GE en SC: eisen aan de oranisatie
• GC: eisen aan de inschrijving zelf (offerte)

Facultatieve UG

• Integriteits issues (lastig qua interpretatie)
• Past performance (dossier bijhouden.. harde verbeteracties van leverancier moeten worden gerespecteerd.

Geschiktheidseisen

• Beroepsbekwaamheid
• Financieel economische draagkracht
• Beroepsbevoegdheid
• Minimumeisen.. ja of nee

Beroepsbekwaamheid

• Referenties (1 per kerncompetentie, niet ouder dan 3 jaar voor leveringen/diensten)
• Redelijkerwijs in staat zijn om opdracht uit te voeren
• Referenties (1 per kerncompetentie, niet ouder dan 3 jaar voor leveringen/diensten)

Financiële draagkracht

• Accountantsverklaring (bij jaarrekeningplichtige ondernemingen; anders niet proportioneel)
• Geen omzeteis. Indien toch: gemiddelde over max 3 jaren
• Geen andere, onnodige verklaringen

Beroepsbevoegdheid

• Vergunning om bv. asbest te mogen verwijderen
• Formele bevoegdheid/toestemming om beroep uit te oefenen
• Bv. vergunning om asbest te mogen verwijderen

Selectiecriteria

• Niet-openbare procedure
• Bedoeld om gegadigden verder te beperken tot circa 5
• Indikken..
• Vergelijkbaar met geschiktheidseisen

Gunningcriteria

• Relateren aan inschrijving
• BPKV (prijs en kwaliteit zijn dan sub-gunningscriteria)
• Laagste kosten (levenscyclus)
• Laagste prijs

MVI

• PvE
• Geschiktheidseisen
• Selectiecriteria
• Gunningscriteria
• Contractvoorwaarden

Termijnen

• Openbaar: 45 kalenderdagen voor inschrijving
• Niet-openbaar: 30 kalenderdagen voor deelneming, 40 kalenderdagen voor inschrijving
• Vooraankondiging: termijn voor inschrijving verkorten tot 22-29 kalenderdagen
• Verlengen termijnen is mogelijk, soms zelfs gewenst.

Contractvoorwaarden

• Proportionaliteit van toepassing
• Balans als uitgangspunt
• Vermogensrecht van toepassing

Metrokaart 4

Voorbereiding aanbesteding

• Behoefte
• Markt
• Beleidsdoelen
• Marktanalyse of - consultatie
• Percelen
• Contacten met markt
• Verwachtingen t.a.v. resultaat

Aanbestedingsstrategie

• Kompas voor betrokkenen
• Omvang
• Keuze percelen (of niet)
• Organisatie aanbesteding
• Stappen in aanbesteding
• Basis voor toetsing of aanbesteding correct is uitgevoerd.

Waarde opdracht

• Ramen
• Totale waarde excl. BTW
• Opties en verlenging meenemen in raming
• Waarde relateren aan drempels voor aanbesteden

Clusteren, splitsen, percelen

• Onnodig samenvoegen (clusteren) niet toegestaan
• Splitsen idem dito (bewust opknippen opdracht om onder drempels te blijven)
• Percelen: deel van aanbesteding waar marktpartijen op kunnen inschrijven

Combinaties

• Combi van werk, levering en of dienst
• Grootste component is bepalend welke drempel geldt

Aanbestedingsstukken

• Aankondiging
• Bestek (PvE, eisen, wensen)
• UEA (vooringevuld door aanbestedende dienst, verder in te vullen door inschrijver)

Vragenrondes

• Nota van Inlichtingen
• Alle vragen gesteld door inschrijvers en alle antwoorden daarop, gebundeld in één document (NvI)
• Proportionaliteit!

Lesweek 4

Fase 1

Inkoopbehoefte

• Bepalen inkoopbehoefte -> make or buy
• Marktkennis (-analyse en -consultatie)
• Inkoopdiagnose
• Opdrachtvorm (eenmalig of raamovereenkomst)
• Kraljic

Aanbestedingsregels

• Richtlijn (2014/24/EU)
• AW2012
• ARW2016, Gids Proportionaliteit en UEA
• Aanvullend beleid (bv. Beter aanbesteden)
• Eigen beleid (bv. wanneer meervoudig onderhands)

Aanbestedingsplicht

• Aanbestedende dienst
• Raming boven drempel
• Overheden (publiek belang, helft budget uit algemene gelden)
• Indien via adviesbureau: ook aanbesteden!
• Raming: over 48 maanden (4 jaar)
• Percelen(regeling)

Inkoopstrategie

• Team
• Strategie category (Kraljic?)
• Methode van aanbesteden
• Percelen(regeling)
• Doelstelling aanbesteding
• Gunningscriterium

EA beleidsdoelen

• MVI doelen: duurzaamheid, social return e.d.
• MKB en innovatie
• BPKV

Gunningscriterium

• BPKV (mandje met kwaliteit, levertijd, prijs e.d.)
• Laagste kosten (levensduur)
• Laagste prijs
• Volgorde... comply or explain
• Onderliggende criteria zijn sub-(sub)gunningscriteria

Selectiecriteria

• Bij niet-openbare procedure als na toepassing UG en GE verder moet worden ingedikt!!
• Karakter van GE

Specificeren

• Functioneel!
• Is bepalend voor kwaliteit die je later bij de uitvoering krijgt
• Proportionaliteit!
• Keurmerken, certificaten e.d. mogen niet discriminerend zijn

Markt betrekken

• Adviseur inschakelen
• Marktanalyse
• Markconsultatie
• Concurrentiegerichte dialoog
• Mededinging via onderhandeling
• Vermijd informele contacten!

Procedures

• Openbaar
• Niet-openbaar
• Kraljic!
• Vertrouwelijkheid
• Minder gangbare procedures als gemakkelijk beschikbare oplossingen niet passen

Metrokaart 6

Uitsluitingsgronden

• Verplicht en facultatief
• UEA
• Gedragsverklaring aanbesteden (GVA) en VOG
• Bibob -> integriteit

Geschiktheidseisen

• Technische en beroepsbekwaamheid
• Financieel-economische draagkracht
• Beroepsbevoegdheid

Voorlopige gunning

• 20 dagen (kalender)
• Opschortende termijn
• Alcateltermijn..
• Daarna pas definitieve gunning
• Gestanddoeningstermijn
• Contract maximaal 4 jaar

BPKV

• Comply..
• Mandje van criteria met weging
• Kwaliteit, prijs, levertijd, etc.
• Niet tussentijds wijzigen!!

Lesweek 5

Fase 2

• (Voor)aankondigen
• Aanmelden
• Selecteren
• Inschrijven
• Gunnen
• Afronden

Selecteren (proces)

• UG en GE
• Selectiecriteria (indikken, shortlisten)
• Gunningscriteria
• Absolute methode!
• Motivering afwijzingen
• Alcatelperiode (voorlopige gunning)

Voorwaarden

• ARVODI, ARIV, ARBIT
• Inkoopvoorwaarden gemeenten (VNG)
• Aangevuld met modelovereenkomsten obv positionering Kraljic

MVI

• Duurzaamheid
• Social return
• Innovatie
• Biobased
• Circulair
• MKB vriendelijk

Toepassing

• Manifest MVI
• Minimumeisen
• Gunningscriteria

Actueel

• Klimaatakkoord (Parijs, 2015)
• Klimaatzaak Urgenda tegen de Staat (2018)
• Ocean Cleanup

Inkopers...

Untitled Slide